questions fréquentes

L'Obligation d'Emploi de Travailleur Handicapé (OETH)
signifie que tout employeur occupant au moins 20 salariés,
doit employer des travailleurs handicapés dans une proportion de 6% de son effectif salarié.

Pour plus d’informations : monparcourshandicap.gouv.fr

Aussi appelé Coût total de la main-d’œuvre.
Le chiffre d'affaires utile est la base de calcul du crédit de contribution AGEFIPH ou FIPHFP.

Il se définit comme la différence entre :

Chiffre d'affaires facturé
- Sous-traitance / coûts des matières (papier – encre…)
- Frais de vente et de commercialisation

Dans l’attestation annuelle de prestation de services contractualisée auprès des entreprises adaptées le CAU est appelé coût total de la main d’œuvre.

L’AGEFIPH est l’Association de Gestion du Fonds pour l’Insertion Professionnelle des Personnes Handicapées.

A ce titre, elle gère le fonds pour l’insertion professionnelle des personnes handicapées (FIPH) (article L5214-1 du Code du travail).

Ce fonds est alimenté par les contributions versées par les entreprises de 20 salariés et plus n’atteignant pas le taux d’emploi légal de 6% des travailleurs handicapés. Il permet de financer des aides, des prestations et des services mis en œuvre au quotidien sur le terrain que ce soit pour accompagner les personnes handicapées ou les employeurs.

Pour plus d’informations, consultez nos sources :

Travail-emploi.gouv.fr | agefiph.fr | AGEFIPH (PDF) | Calcul AGEFIPH (PDF)

Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique

Le fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la fonction publique (FIPHFP) est un organisme français créé par le décret no 2006-501 du 3 mai 20061. Cette création découle de la loi pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées.

Le FIPHFP a le statut d'établissement public administratif avec une gestion confiée à la Caisse des dépôts et consignations.

Les sommes collectées (sur le même principe que l'Agefiph pour le secteur privé) proviennent des contributions des employeurs publics qui ne satisfont pas à l'obligation d'emploi de 6% de travailleurs handicapés (ou assimilés). Le fonds finance en contrepartie des aides destinées à favoriser l'insertion des personnes handicapées dans la fonction publique.

Le FIPHFP est doté d'un comité national qui définit les orientations générales du fonds. Il est composé de représentants des employeurs, des personnels et des personnes handicapées.

Dans chaque région, un comité local gère les questions relatives au fonctionnement du fonds à l'échelon régional. Composé de vingt membres, chaque comité local est présidé par le préfet de région ou son représentant.

Pour plus d’informations : fiphfp.fr

Crédit de contribution intégralement déductible dans la déclaration AGEFIPH, dans la limite du plafond de chaque client.
Il permet la réduction de votre contribution financière à l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés.

Il est égal à 30% du Chiffre d’Affaires Utile (CAU) réalisé et encaissé sur l'année
(ou du coût total de la main d’œuvre).

Mode de calcul du crédit de contribution AGEFIPH ou FIPHFP :

   Chiffre d'affaires facturé Hors Taxe
- Sous-traitance / coûts des matières (papier, encre…)
- Frais de vente et de commercialisation
= Chiffre d'affaires utile (ou cout total de la main-d’œuvre)
x 30%
= Crédit de contribution

La définition légale est celle que l'on trouve sur le site de legifrance :

Consulter le décret | Consulter l'arrêté | Calcul AGEFIPH (PDF)

Une charte sécurité est signée par salariés.

Nous respectons des protocoles stricts de confidentialité et utilisons des installations sécurisées pour stocker et numériser vos documents.

Nous pouvons numériser une grande variété de documents, y compris des dossiers de bureau, des photos, diapositives, micro fiches…

Nous proposons des numérisations à différentes résolutions, allant de 200 à 600 dpi voir plus, selon vos besoins spécifiques.

Les délais de traitement dépendent du volume et de la complexité des documents.
Nous mettons en place les équipes nécessaires à la réalisation dans les délais.

Nos solutions intègrent des technologies de cryptage avancées, des pare-feu robustes et des protocoles de sécurité pour protéger vos données sensibles.

Oui, nos solutions incluent des fonctionnalités de recherche avancée (ou indexation), permettant de retrouver facilement les documents à l'aide de mots-clés, dates, autres critères ou de métadonnées.

Oui, nos solutions sont conçues pour être compatibles avec une variété de logiciels et systèmes de gestion documentaire couramment utilisés.

Les avantages incluent une meilleure organisation, une recherche rapide, une réduction des coûts de stockage, une sécurité et traçabilité améliorées.

La durée de conservation des archives dépend de la nature des documents et des exigences légales ou réglementaires.

Nous proposons des solutions adaptées à chaque besoin.

Le Business Process Outsourcing (BPO) consiste à confier certaines tâches administratives ou processus d'affaires à un prestataire externe spécialisé.

Cela peut inclure des processus tels que la gestion des commandes, la facturation, les achats, la gestion des ressources humaines et plus encore.

La gestion BPO peut concerner tous les services administratifs et logistiques d'une entreprise (comptabilité, téléphonie, accueil, informatique...)

L'objectif principal est de réduire les coûts opérationnels et d'améliorer l'efficacité en externalisant ces fonctions à des experts.

En tant qu'entreprise adaptée, nous nous engageons également à offrir des opportunités d'emploi et de développement à des personnes en situation de handicap, contribuant ainsi à une plus grande inclusion et à une meilleure responsabilité sociétale.

Les principaux avantages du BPO incluent :

• Réduction des coûts : Externaliser des processus peut être plus économique que de les gérer en interne.
• Concentration sur les activités principales : Permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier tout en laissant les processus secondaires à des spécialistes.
• Amélioration de la qualité : Les prestataires externes sont souvent des experts dans leur domaine, ce qui peut améliorer la qualité des services.
• Flexibilité et évolutivité : Le BPO permet d’adapter rapidement les ressources en fonction des besoins de l’entreprise.

En tant qu'entreprise adaptée, nous offrons également des bénéfices supplémentaires tels que la valorisation de l'inclusion et le soutien aux initiatives de RSE. En externalisant vos processus avec nous, vous contribuez à une économie plus inclusive et à la création d'opportunités pour les personnes les plus éloignées du marché du travail.

Les processus couramment externalisés incluent :

• La gestion des commandes et la facturation des clients (Quote-to-Cash)
• Les achats et la gestion des factures fournisseurs (Procure-to-Pay)
• Les ressources humaines, telles que la logistique de formation, les notes de frais et la prépaie
• La finance, y compris le reporting financier (Record-to-Report)
• La logistique et la gestion de la chaîne d'approvisionnement

En choisissant notre entreprise adaptée pour vos besoins en BPO, vous bénéficiez également de notre engagement envers des pratiques de travail inclusives et responsables.

Pour choisir un prestataire BPO adapté, vous devriez :

• Évaluer leur expertise :
  Vérifiez leur expérience et leur spécialisation dans les processus que vous souhaitez externaliser.
• Analyser leur fiabilité :
  Consultez les avis clients et les études de cas pour évaluer leur fiabilité et la qualité de leurs services.
• Considérer les coûts :
  Comparez les coûts proposés par différents prestataires en tenant compte des services inclus.
• Vérifier les capacités de communication :
  Assurez-vous qu’ils offrent une bonne communication et un service client réactif.

Il est également important de considérer l'engagement du prestataire envers des valeurs sociales et éthiques. En tant qu'entreprise adaptée, nous nous engageons à promouvoir l'inclusion et la diversité, ce qui peut ajouter une valeur significative à votre choix de prestataire.

Le BPO peut optimiser la gestion des ressources humaines en prenant en charge des tâches telles que :

• La logistique de formation : Organisation et gestion des sessions de formation.
• Les notes de frais : Traitement et remboursement des notes de frais des employés.
• La prépaie : Gestion des aspects préalables au paiement des salaires, comme la vérification des heures et des absences.

En tant qu'entreprise adaptée, nous offrons des solutions de BPO qui ne se contentent pas de simplifier vos processus RH, mais qui favorisent également des pratiques inclusives et responsables.

Les outils et technologies utilisés dans le BPO incluent :

• Les logiciels de gestion des processus : Pour automatiser et gérer les flux de travail.
• Les systèmes ERP : Pour intégrer et coordonner les différentes fonctions de l'entreprise.
• Les solutions de saisie et de traitement des données : Pour assurer l’exactitude et l’efficacité dans le traitement des informations.

Nous utilisons également des outils adaptés et développés sur-mesure pour garantir l'accessibilité de nos solutions, répondant ainsi aux besoins variés de notre clientèle tout en soutenant nos objectifs RSE.

La massification du courrier sortant consiste à regrouper plusieurs envois de courriers en un seul lot pour bénéficier de tarifs postaux réduits, notamment les tarifs dits de courrier industriel.

Ce processus optimise le coût de l'affranchissement et accélère la gestion des flux. Grâce à ce service, votre entreprise peut réaliser des économies jusqu’à 30% sur ses envois. En tant qu’entreprise adaptée, nous garantissons une prestation responsable et inclusive, avec un impact positif sur votre politique RSE et une réduction potentielle de vos contributions AGEFIPH ou FIPHFP.

Nous prenons en charge une large gamme de documents : factures, quittances, fiches de paie, courriers de gestion, documents administratifs, et campagnes marketing (publipostage).

Nos solutions incluent l’impression, l’assemblage et la personnalisation de ces courriers.

Que ce soit pour des envois massifs ou des courriers égrenés, notre imprimante virtuelle facilite la gestion en toute simplicité, tout en optimisant vos processus.

Faire appel à une entreprise adaptée présente de nombreux avantages.

Non seulement vous externalisez la gestion de vos envois pour gagner en productivité et en efficacité, mais vous contribuez également à une démarche socialement responsable.

En plus d’optimiser vos coûts postaux, vous valorisez l’inclusion au sein de votre politique RSE et bénéficiez d’une réduction de vos contributions AGEFIPH ou FIPHFP à hauteur de 30% de la prestation de service.

La sécurité et la confidentialité de vos courriers sont notre priorité. Nous mettons à disposition une plateforme web sécurisée et un serveur FTP sécurisé pour le transfert de vos fichiers.

De plus, nos solutions respectent les normes strictes en matière de protection des données, garantissant ainsi la sécurité de vos informations sensibles, qu’il s’agisse de courriers administratifs ou de factures.

La massification permet de réduire les coûts d’affranchissement de manière significative, avec des économies pouvant atteindre 30% par rapport à l’envoi standard.

En regroupant vos courriers, notamment les courriers de gestion, factures et mailings, vous bénéficiez du tarif courrier industriel et optimisez ainsi vos dépenses postales. Notre équipe se charge de l’étude d’éligibilité de vos courriers à ces tarifs avantageux.

Nous offrons une solution multi-canal pour l’envoi de vos communications :
papier, e-mail, SMS et même archivage numérique.

Cela vous permet d’atteindre vos destinataires via leur canal préféré, tout en garantissant une gestion optimale de vos envois.

De plus, en tant qu’entreprise adaptée, nous vous aidons à améliorer votre impact social tout en optimisant votre processus de communication.

Nous proposons une variété d’options d’impression pour vos courriers sortants : impression en quadrichromie ou en noir et blanc, fusion de documents avec fonds de page, personnalisation d’enveloppes et création d’enveloppes T.

Nous pouvons ainsi adapter chaque courrier selon vos besoins.

Grâce à notre imprimante virtuelle, la gestion de vos courriers, qu’ils soient en masse ou égrenés, est simplifiée et optimisée.

Un applicatif métier est un logiciel sur mesure conçu spécifiquement pour répondre aux besoins opérationnels uniques de votre entreprise.

Il optimise vos processus internes, améliore la productivité et vous permet de mieux gérer vos ressources.

Chez Documenthom, nous développons des applicatifs métier personnalisés, en tenant compte de vos objectifs stratégiques et de vos workflows, afin de vous offrir des outils performants et évolutifs.

Les logiciels standards ne répondent souvent pas aux besoins spécifiques de certaines entreprises, surtout si elles évoluent dans des secteurs complexes ou très spécialisés.

En optant pour une solution sur mesure, vous bénéficiez d'un applicatif qui s’adapte parfaitement à vos processus internes et qui évolue avec votre entreprise.

De plus, notre approche agile et l’utilisation de technologies Open Source vous permettent d’économiser sur les licences logicielles coûteuses tout en obtenant un outil adapté à vos besoins uniques.

En tant qu'entreprise adaptée, Documenthom offre des avantages supplémentaires pour vos projets de développement.

En plus de contribuer à la responsabilité sociétale (RSE) de votre entreprise, vous valorisez l’inclusion en travaillant avec une structure qui emploie des personnes en situation de handicap.

Cela vous permet également de réduire vos contributions AGEFIPH ou FIPHFP, tout en bénéficiant de services IT de haute qualité.

La sécurité est au cœur de nos préoccupations et font l'objet d'une veille permanente.

Nos applicatifs sont conçus avec une attention particulière à la protection des données, au cryptage des informations sensibles et à la gestion avancée des autorisations.

De plus, nos solutions de sauvegarde et d'hébergement sur serveurs sécurisés en France garantissent une sécurité optimale, notamment grâce à nos certifications, y compris l'option d’hébergement HDS (Hébergeur de Données de Santé).

Dans la plupart des cas nous pouvons nous connecter automatiquement aux logiciels existants.

Par exemple si vous avez une base de données client déjà présente, il est tout à fait possible de l'utiliser dans notre applicatif.

Cet interfaçage se fait grâce à l'utilisation d'API (lien entre logiciels hétérogènes) que nous mettons en place.

Les avantages de cette solution sont qu'il n'y a pas de ressaisie des données et que l'information n'est plus dupliquée. La gestion des données en est grandement facilitée.

Le développement sur mesure vous permet d’investir uniquement dans les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin.

Contrairement aux logiciels "sur étagère" qui peuvent être limités ou inclure des fonctionnalités inutiles, nous concevons des outils qui correspondent exactement à vos exigences.

De plus, nous utilisons des technologies Open Source pour éviter des coûts récurrents liés aux licences logicielles, vous permettant ainsi de réaliser des économies substantielles.

Nous proposons des solutions d’hébergement sécurisé et de sauvegarde, basées sur des serveurs localisés en France.

Nos services garantissent la sécurité de vos données grâce au cryptage et à des systèmes de sauvegarde redondants. En plus de l’hébergement standard, nous offrons des options d’hébergement certifié HDS pour les données de santé par exemple, assurant une protection optimale de vos informations sensibles.

Le coffre-fort numérique est une solution de dématérialisation sécurisée, vous permettant de stocker et sauvegarder vos documents sensibles tels que contrats, factures, bulletins de salaire ou tout autre document important.

Avec notre solution, vos documents sont cryptés et protégés contre les risques de perte, de vol ou de destruction, tout en étant accessibles à tout moment et depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.

Le processus commence par une phase d’analyse approfondie de vos besoins et de vos processus métier.

Nous travaillons en étroite collaboration avec vous pour définir les objectifs et les fonctionnalités souhaitées.

Ensuite, notre équipe de développeurs conçoit et développe l'applicatif en utilisant une approche agile, afin de vous impliquer à chaque étape.

Ce processus garantit que la solution finale est parfaitement adaptée à votre entreprise et prête à évoluer avec elle.

Nous pouvons développer une large gamme d'applicatifs métiers, adaptés à divers secteurs et besoins.

Parmi les solutions couramment demandées, nous proposons des systèmes de gestion de la relation client (CRM), des systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) métier spécifiques, des outils de gestion de projet, des applications de comptabilité, ainsi que des applications spécifiques à votre activité.

Chaque solution est conçue sur mesure pour répondre à vos exigences.

En collaborant avec Documenthom, une entreprise adaptée, vous contribuez à la promotion de l’inclusion et de la diversité dans le monde du travail, tout en répondant à vos obligations légales.

Cela vous permet de réduire vos contributions au titre de l'AGEFIPH ou du FIPHFP, tout en bénéficiant d'un service de haute qualité.

 Ce partenariat renforce également votre engagement RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) et valorise votre image auprès de vos clients et partenaires.