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Courrier sortant / Massification
Tous les jours, votre entreprise produit un volume important de courrier papier sortant : courriers de gestion, factures, quittances, fiches de paie, mailings ... Ces documents sont indispensables au fonctionnement de votre organisation mais représentent des dépenses conséquentes tout en mobilisant du personnel. Déléguer la gestion du courrier sortant à une entreprise adaptée vous permettra de valoriser votre image, de gagner en productivité, de bénéficier du tarif industriel sans seuil d’accès.
Audit et accompagnement
- État des lieux sur l’ensemble de vos courriers sortants par type d’affranchissement
- Identification du mode de production des courriers (suite bureautique, logiciels métier…)
- Étude de l’éligibilité de vos courriers à l’affranchissement au tarif courrier industriel et ou au tarif marketing direct
- Analyse des vos plis non distribués
- Proposition d’amélioration de process et d’optimisation postale
Solution(s) proposée(s)
- Proposition de solutions adaptées à vos besoins spécifiques
- Mise en place d’une plateforme web sécurisée dédiée
- Mise à disposition d’un serveur FTP sécurisé pour le dépôt de vos fichiers
- Déploiement d’une imprimante virtuelle pour votre courrier égrené et/ou en masse
Production du courrier : prestations et options
- Impression à l’identique (ISO) des courriers déposés
- Fusion courrier avec fond de page
- Publipostage
- Reformatage des adresses aux normes postales
- Assemblage de documents
- Impression en quadrichromie ou noir et blanc, possibilité de personnalisation d’enveloppes
- Création et édition d’enveloppes T
- Mise sous pli
- Option de production multi canal (Papier, mail, sms, archivage…)
Remise en poste - massification
- Affranchissement lettres, courriers recommandés, colis
- Massification de plis de gestion pour une tarification en courrier industriel (gain potentiel jusqu’à 30%)
- Courrier Marketing en nombre (Destineo...)
Mise à disposition des données
- Traçabilité des étapes de traitement
- Traitement de vos Plis Non Distribués (PND)
Notre prestation plus en détails :
L'IMPRIMANTE VIRTUELLE
appelée aussi interface de dépôt de courrier
Voici quelques-unes des fonctionnalités clés de notre imprimante virtuelle :
- Impression à distance : Avec notre service, vous pouvez envoyer vos documents à imprimer depuis n'importe quel endroit, à tout moment. Il vous suffit de télécharger les fichiers sur notre plateforme sécurisée et nous nous occupons du reste. Plus besoin de vous soucier des problèmes techniques liés aux imprimantes physiques.
- Personnalisation et options : Notre service d’imprimante virtuelle vous permet de choisir par exemple le format d’enveloppe, le logotage de l’enveloppe, le type d’impression (noir et blanc ou couleur, recto/verso…) de vos documents en fonction de vos besoins.
Nous vous proposons aussi la possibilité de mettre en place un circuit de validation contrôlant les documents avant impression. - Gestion centralisée des documents : Notre interface de dépôt de courrier vous offre un espace temporaire de stockage en ligne sécurisé où vous pouvez gérer tous vos documents.
Notre outil vous permet de suivre l’ensemble des étapes de traitement (Prise en charge – validation des documents – statut de l’envoi).
- Service d'envoi postal : En plus de l'impression, notre solution vous permet d'envoyer vos documents directement depuis notre plateforme. Nous nous occupons de l'affranchissement et de l'expédition pour vous, vous faisant ainsi bénéficier de tarifs préférentiels. Que vous ayez besoin d'envoyer des lettres, des factures ou tous types de documents de gestion, nous nous assurons que votre courrier arrive à destination rapidement et en toute sécurité.
- Sécurité des données : Nous comprenons l'importance de la confidentialité de vos informations. C'est pourquoi nous avons mis en place des mesures de sécurité avancées pour protéger vos documents. Vos fichiers sont cryptés et sauvegardés de manière sécurisée, garantissant ainsi la confidentialité de vos données.
Les + Documenthom
Prestation réalisée in situ chez nos clients ou dans nos locaux
Contrôles & qualité réalisés sur l’ensemble des étapes
Une réponse sur mesure et réactive
Un seul interlocuteur disponible pour une offre complète
Concentrez-vous sur votre cœur de métier
Nous travaillons avec la société Documenthom depuis quelques années pour nos travaux de mise sous plis complexe pour des clients très exigeants. Nous leur accordons toute notre confiance, Documenthom n’est pas considéré comme un fournisseur, mais un partenaire dans notre chaîne de fabrication.