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Ouverture, tri et dépollution :

Ouverture : Dès la réception des documents, l'équipe de gestion procède à l'ouverture de chaque enveloppe ou colis pour accéder aux contenus.
Tri : Les documents sont ensuite triés en fonction de critères prédéfinis, tels que leur nature, leur importance, ou tout autre paramètre spécifique à vos besoins.
Dépollution : Ce processus implique l'élimination de tout élément indésirable ou superflu, comme les agrafes, les trombones, ou les annotations manuscrites qui pourraient interférer avec la numérisation ou l'archivage ultérieur.

Numérisation / Dématérialisation de documents :

Numérisation : Les documents physiques sont convertis en fichiers numériques à l'aide de scanners haute résolution.
Qualité de la préparation : Une attention particulière est accordée à la disposition des documents lors de la numérisation pour garantir une qualité optimale. Cela inclut l'alignement correct, la résolution adéquate et la correction d'éventuelles distorsions.

Indexation / vidéocodage :

Indexation / nommage : Chaque document est associé à des métadonnées spécifiques, telles que le type de document, la date, l'expéditeur, etc. Ces informations facilitent la recherche et l'organisation ultérieures.
Vidéocodage : Il s'agit de l'attribution de codes ou de balises visuelles à des éléments spécifiques des documents pour une identification rapide et précise lors de la recherche ou du tri.

Injection des documents et métadonnées dans :

GED/ERP Cliente : Les documents et leurs métadonnées peuvent être intégrés de manière sécurisée dans votre système de gestion électronique de documents (GED) ou votre système ERP dédié aux clients.
GED Partenaire : De même, une intégration peut être effectuée dans la GED spécifique de vos partenaires, assurant une gestion centralisée et cohérente des informations.
GED Documenthom : Les documents peuvent être injectés dans le GED Documenthom, contribuant à une accessibilité efficace et organisée.

Archivages sécurisés :

Les documents, désormais numérisés, sont stockés de manière sécurisée dans des archives électroniques. Ces archives sont protégées contre tout accès non autorisé, assurant la confidentialité et l'intégrité des informations.

Destruction, remise de certificat :

Destruction sécurisée : Si la politique de gestion documentaire le requiert, les documents physiques peuvent être détruits de manière sécurisée, conformément aux normes de confidentialité.
Remise de certificat : À la suite de la destruction, un certificat est délivré, attestant du respect des procédures de confidentialité et de conformité en vigueur. Ce certificat peut être important pour des raisons légales ou de conformité.

Le Groupe AG2R La Mondiale a fait appel à la société Documenthom à partir de 2015 pour des activités de GED (préparation, numérisation et vidéocodage). Le handicap des personnes n’a jamais été un problème, bien au contraire. Ces personnes sont animées d’une grande motivation et adaptabilité. Nous avons toujours été satisfaits de la qualité de leur travail. De même, la Direction de Documenthom a toujours été très réactive pour répondre à nos besoins en cas de surcharge de travail notamment. Un climat de confiance s’est vite installé entre nos 2 sociétés. Un grand merci à Documenthom !

Nicole HALLAY - Responsable des services Flux Entrants Retraite complémentaire

Mise à disposition

d’un service digital

Détails de l’ensemble de nos prestations,

pouvant être réalisées indépendamment.

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