Gestion de processus administratifs (BPO)

Le Business Process Outsourcing (BPO) est une pratique qui consiste à confier une tâche interne ou un métier complet à un prestataire extérieur à l’entreprise. Une fois ces activités identifiées, il suffit d’en confier la gestion à des prestataires dont c’est la spécialité. La principale raison de la mise en place d’une stratégie BPO est la diminution des coûts de production ou d’activité. Le Business Process Outsourcing implique une relation de proximité entre les deux parties, l’entreprise cliente et le prestataire.

Chez DOCUMENTHOM, nous comprenons l'importance cruciale d'une gestion logistique efficace pour le succès de la formation de vos salariés. Nous sommes spécialisés dans la prestation de services complets de gestion logistique de formation, offrant un soutien professionnel et personnalisé pour répondre à tous vos besoins.

Qu'est-ce que la gestion logistique de formation ?
Il s'agit de l'ensemble des processus nécessaires pour organiser et faciliter le déroulement harmonieux de vos sessions de formation, de la planification initiale à la réalisation concrète. Nous savons que la logistique peut parfois être un véritable défi, c'est pourquoi nous mettons à votre disposition notre expertise pour vous simplifier la tâche et vous permettre de vous recentrer sur votre métier.

Voici les principaux services
que nous proposons :

Organisation et coordination

Planification de la session : nous travaillons avec vous pour établir un calendrier de formation adapté à vos besoins. Nous gérons les disponibilités des formateurs…
Gestion des inscriptions : nous pouvons prendre en charge l'ensemble du processus d'inscription, depuis la collecte des informations des participants jusqu'à la confirmation de leur participation. En vue d’une gestion fluide et sans accroc de toutes les inscriptions.

Déploiement logistique

Logistique des lieux : Trouver le lieu idéal pour votre formation peut être un véritable casse-tête. Nous nous occupons de la recherche, de la réservation et de la coordination avec les sites de formation pour garantir que vous disposiez d'un environnement propice à l'apprentissage.
Gestion des fournisseurs : De la location d'équipement audiovisuel à la restauration, nous gérons tous les aspects liés aux fournisseurs. Nous veillons à ce que tous les besoins matériels et logistiques de votre formation soient couverts, en vous proposant des solutions adaptées à votre budget et à vos attentes.
Gestion du matériel pédagogique : Nous nous occupons de la logistique liée au matériel pédagogique. Qu'il s'agisse de la reproduction des supports de formation ou de la gestion des équipements audiovisuels. Vous n'avez plus à vous soucier de ces détails logistiques, nous nous en occupons pour vous.
Coordination des transports et des hébergements : Si vous avez des participants venant de différentes régions, nous pouvons prendre en charge la coordination des transports et des hébergements. Nous nous assurons que tous vos participants bénéficient d'un hébergement confortable.

Suivi et évaluation

Une fois la formation terminée, nous nous occupons du suivi administratif, gestion des feuilles de présence ou encore de l'évaluation de la satisfaction des participants.

Notre équipe expérimentée est composée de professionnels de la logistique de formation, prêts à vous accompagner tout au long du processus. Nous nous engageons à fournir un service de qualité supérieure en respectant les délais.

Notre expertise à votre service :

Notre équipe dédiée au traitement des dossiers de prise en charge OPCO est là pour simplifier vos démarches administratives.
Nous comprenons que la gestion des formalités peut être complexe et chronophage, c'est pourquoi nous mettons à votre disposition notre savoir-faire pour optimiser ce processus.

Des avantages tangibles :

Gain de temps : libérez-vous des tâches administratives fastidieuses et consacrez-vous pleinement au développement de votre activité.
Maximisation des financements : notre équipe compétente veillera à optimiser vos demandes de prise en charge OPCO, vous permettant ainsi de bénéficier au maximum des financements disponibles.
Accompagnement personnalisé : nous sommes à vos côtés à chaque étape du processus, fournissant des conseils adaptés à vos besoins spécifiques.

Comment ça marche ?

Élaboration du dossier : nous constituons pour vous un dossier de demande de prise en charge. Ce dossier peut varier en fonction des exigences spécifiques de l'OPCO, mais généralement, il inclut des informations telles que le programme de formation, le budget, le nombre de personnes à former, etc.
Soumission du dossier : une fois le dossier complet, nous le soumettons à l'OPCO. Cela peut se faire en ligne via leur plateforme dédiée ou en format papier, selon les procédures en place.
Transmission des justificatifs pour remboursement : une fois la formation effectuée et les frais engagés, nous fournirons à l'OPCO les justificatifs nécessaires (attestations de présence, factures, etc.) pour obtenir le remboursement des frais de formation couverts par la prise en charge.

Le BRGM collabore avec Document’hom depuis 11 ans (mai 2009). Nous leur confions diverses tâches administratives telles que le traitement de demandes d’achat, la gestion des dossiers stagiaires, via de la saisie, du scan et de l’archivage. Le travail est toujours réalisé avec soin, sérieux et professionnalisme par une équipe de 3 salariés. Document’hom assure également les contrôles pour garantir une prestation de qualité. Pour le BRGM, cette sous-traitance de longue date nous permet de nous concentrer sur notre cœur de métier et de favoriser le travail en entreprise adaptée localement.

Dorothée ATHENION - Chargée de développement RH
et Vincent BOUCHOT- Chargé de mission Handicap & Diversité